SharePoint je komplexní platforma pro správu dokumentů, informací a dat. Naučíme se spravovat dokumenty, nastavovat práva, vytvářet pohledy a filtry, tagovat soubory, automatizovat procesy a tvořit aplikace i intranetové stránky pomocí seznamů.
Tato platforma umožňuje efektivní spolupráci mezi různými týmy díky možnosti sdílení a centralizace dokumentů. Nastavení práv pomáhá zabezpečit citlivé informace tím, že určuje, kdo může jaký obsah zobrazit nebo upravit. Vytváření pohledů a filtrů usnadňuje orientaci ve velkém množství dat – uživatelé si mohou rychle najít jen ty informace, které potřebují. Tagování souborů přispívá k lepší organizaci a vyhledávání, protože každý dokument lze označit klíčovými slovy. Automatizace procesů například prostřednictvím workflow zjednodušuje pravidelné úkoly – například schvalování dokumentů nebo upozorňování členů týmu na změny. Pomocí SharePointu lze také tvořit aplikace na míru konkrétním potřebám společnosti, stejně jako intranetové stránky, které propojí zaměstnance a poskytnou jim důležité informace i nástroje v jednotném prostředí.
Dokumenty v SharePoint
SharePoint není jen souborové uložiště. Je to komplexní nástroj pro správu dokumentů, informací a dat, který poskytuje robustní řešení pro organizace všech velikostí. Klíčovým přínosem SharePointu je centralizace a organizace dokumentů. Umožňuje vytvářet strukturované knihovny dokumentů, kde lze snadno nastavit oprávnění a přístupová práva. To zajišťuje, že citlivé informace jsou bezpečně uchovávány a přístupné pouze oprávněným osobám.
Další výhodou je možnost verzování dokumentů, což umožňuje sledovat změny a vracet se k předchozím verzím, pokud je to potřeba. Tento systém minimalizuje riziko ztráty dat a zajišťuje, že vždy pracujete s nejaktuálnějšími informacemi. SharePoint také nabízí nástroje pro spolupráci, jako jsou sdílené poznámky, komentáře a integrace s Microsoft Teams, což usnadňuje komunikaci a zvyšuje produktivitu týmů. Umožňuje také automatizaci procesů, například schvalování dokumentů nebo notifikace o změnách, což zjednodušuje pracovní postupy a snižuje administrativní zátěž.
Automatizace procesů
Automatizace procesů je klíčovým prvkem efektivního využívání SharePointu. Pomocí nástroje Power Automate lze snadno vytvářet automatizované pracovní postupy, které zjednodušují a urychlují správu dokumentů. Například můžete nastavit automatické schvalování dokumentů, kdy se při nahrání nového dokumentu do knihovny spustí proces schvalování, který zahrnuje notifikace relevantním osobám a záznam všech kroků procesu. Také můžete integrovat SharePoint s dalšími aplikacemi v rámci Microsoft 365, což umožňuje vytvářet komplexní automatizované systémy pro různé firemní procesy.
Microsoft 365 nabízí širokou škálu nástrojů, které podporují automatizaci a zvyšují produktivitu. Například pomocí aplikace Power Automate můžete propojit různé služby a aplikace, což umožňuje automatizaci rutinních úkolů a šetří čas zaměstnancům. Automatizace v Microsoft 365 zahrnuje také využití umělé inteligence, například pro analýzu dokumentů a generování přehledů, nebo pro automatickou kategorizaci a třídění informací.
Seznamy v SharePointu
Seznamy v SharePointu jsou dalším mocným nástrojem, který umožňuje organizacím spravovat a sledovat různé typy dat strukturálním způsobem. Seznamy lze snadno vytvářet a přizpůsobovat podle konkrétních potřeb uživatele, což zajišťuje, že data jsou vždy dobře organizovaná a přístupná. Navíc seznamy podporují různé typy položek, jako jsou textová pole, čísla, volby, data, soubory a další, čímž poskytují flexibilitu při zadávání a správě dat.
Jednou z hlavních výhod seznamů je jejich integrace s dalšími nástroji v rámci Microsoft 365, jako je Power Apps a Power Automate. Tato integrace umožňuje automatizaci procesů a vytváření vlastních aplikací, které mohou pracovat s daty uloženými v seznamech. Například můžete vytvořit aplikaci, která bude sledovat stav projektů, spravovat úkoly nebo evidovat inventář, a to vše s využitím dat ze seznamů SharePointu.
Seznamy v SharePointu také nabízejí pokročilé funkce pro filtrování, třídění a zobrazení dat. Uživatelé mohou snadno vytvářet vlastní pohledy, které zobrazí pouze relevantní informace, což usnadňuje práci s velkými objemy dat. Díky těmto funkcím může každý uživatel přizpůsobit zobrazení dat svým individuálním potřebám a získat rychlý přístup k informacím, které jsou pro něj nejdůležitější.
Weby v SharePointu
Weby v SharePointu představují základní stavební kámen pro správu informací a spolupráci v rámci organizace. Každý web může sloužit jako centrum pro sdílení dokumentů, komunikaci a spolupráci mezi členy týmu. Weby jsou snadno přizpůsobitelné a mohou být navrženy tak, aby vyhovovaly specifickým potřebám různých oddělení nebo projektů.
Existuje několik typů webů v SharePointu, včetně týmových webů, které jsou ideální pro spolupráci na projektech, a komunikačních webů, které slouží k šíření informací napříč organizací. Týmové weby umožňují členům týmu sdílet dokumenty, sledovat úkoly a komunikovat prostřednictvím integrace s Microsoft Teams. Komunikační weby jsou navrženy tak, aby poskytovaly informace širokému publiku a mohou obsahovat novinky, zprávy, zásady a postupy organizace.
Jednou z výhod webů v SharePointu je možnost snadné správy a přizpůsobení obsahu. Uživatelé mohou přidávat různé webové části, jako jsou dokumentové knihovny, seznamy, kalendáře a grafy, což umožňuje vytvořit interaktivní a informativní stránky. SharePoint také nabízí šablony pro rychlé vytvoření nových webů s přednastavenými funkcemi a designem, což šetří čas a zjednodušuje proces nastavení.
Díky pokročilým možnostem zabezpečení mohou správci nastavit různá oprávnění pro jednotlivé uživatele nebo skupiny, což zajišťuje, že citlivé informace jsou chráněny a dostupné pouze oprávněným osobám. Navíc integrace s dalšími aplikacemi Microsoft 365, jako je Power Automate a Power Apps, umožňuje automatizaci procesů a vytváření vlastních aplikací přímo v rámci webů v SharePointu.
Délka webináře: 60min+
Prezentující: Jan Kukučka, specialista Microsoft 365, Share Point, Power Platform a Copilot, tel: 608 581 087, mail: jan.kukucka@m365efektivne.cz
Forma: on-line/on-side
Obtížnosti k výběru:
- Verze pro úplné začátečníky
- Verze pro mírně pokročilé a pokročilé