Workshop „SharePoint efektivně“ je navržen tak, aby transformoval způsob, jakým vaše organizace ukládá data, sdílí informace a spolupracuje na projektech. SharePoint Online už dávno není jen „složitější disk na soubory“ – je to výkonný ekosystém pro stavbu firemních intranetů, bezpečné řízení dokumentace (DMS) a automatizaci každodenních procesů. Během tohoto praktického programu se naučíte, jak se zbavit chaosu v nepřehledných složkách, jak správně nastavit oprávnění a jak vytvořit moderní pracovní prostředí, kde každý najde to, co potřebuje, během několika sekund.
Cílem workshopu je, abyste si osvojili praktické dovednosti, které okamžitě uplatníte v praxi. Přestanete neustále přeposílat přílohy e-mailem a zjistíte, jak SharePoint chrání vaše firemní know-how díky verzování a pokročilému zabezpečení. Setkání je ideální pro týmy, které chtějí mít ve svých datech pořádek, zjednodušit interní komunikaci a využít Microsoft 365 na maximum. Investice do správně nastaveného SharePointu se vám vrátí v podobě ušetřeného času a eliminace chyb!
Co se naučíte?
- Správně strukturovat firemní data a pochopit rozdíl mezi Týmovým webem, Komunikačním webem a OneDrivem.
- Plně ovládnout dokumentové knihovny, metadata, filtry a vlastní pohledy na data.
- Bezpečně sdílet soubory a složky uvnitř firmy i s externími partnery bez rizika úniku dat.
- Využívat historii verzí, checkout (uzamykání) dokumentů a obnovu smazaných souborů z koše.
- Vytvořit moderní a přehledný firemní intranet (aktuality, rozcestníky, dokumentace) bez znalosti programování.
- Efektivně propojovat SharePoint s Microsoft Teams, Outlookem a mobilními aplikacemi.
- Nastavit jednoduché schvalovací procesy pro smlouvy, směrnice či faktury.
Program workshopu
Úvod do světa SharePoint Online
- Kde končí OneDrive a kde začíná SharePoint (konečně jasné vysvětlení).
- Architektura SharePointu: Týmové weby (spolupráce) vs. Komunikační weby (intranet).
- Globální navigace a propojení webů do jednoho funkčního celku (Hub styčné body).
- Jak funguje vyhledávání napříč SharePointem (M365 Search) – najděte soubor podle obsahu za 2 sekundy.
Dokumentové knihovny – Konec chaosu ve složkách
- Vytváření a nastavení knihoven pro různé typy dokumentů.
- Složky vs. Metadata: Proč klasické složky selhávají a jak vám sloupce (vlastnosti souborů) změní život.
- Tvorba vlastních zobrazení (pohledů), seskupování, řazení a rychlé filtrování dat.
- Hromadné úpravy vlastností dokumentů.
Připínání důležitých dokumentů na horní pozice.
Pokročilá práce s dokumenty a DMS (Document Management)
- Spolupráce na dokumentech (Word, Excel) v reálném čase přímo v prohlížeči nebo desktopu.
- Verzování v praxi: Sledování historie úprav, porovnávání verzí a obnova starších stavů.
- Funkce Vycheckovat (Checkout) – jak uzamknout dokument pro vlastní exkluzivní úpravy.
- Šablony dokumentů: Jak zajistit, aby nový dokument v knihovně vždy začínal se správnou firemní hlavičkou.
- Upozornění na změny (Alert Me) – nechte se informovat, když někdo upraví důležitou smlouvu.
Bezpečnost, oprávnění a sdílení
Jak funguje dědičnost oprávnění a kdy ji bezpečně přerušit.
- SharePoint skupiny (Vlastníci, Členové, Návštěvníci) a jejich správné řízení.
- Strategie sdílení: Interní vs. externí sdílení (strategie odkazů).
- Správa přístupů: Jak zjistit, kdo všechno má k danému souboru či složce přístup, a jak jej okamžitě odebrat.
- Práce s Recyklačním košem (první a druhá úroveň) – jak zachránit smazaná data.
Stavíme firemní Intranet (Moderní stránky a komunikace)
- Jak vytvořit atraktivní domovskou stránku webu pomocí webových částí (Web Parts).
- Tvorba a publikace firemních aktualit (News) a jejich cílení na konkrétní publikum.
- Vkládání užitečných prvků: Rychlé odkazy (rozcestníky), embedded videa, dokumenty, lidé, události/kalendář.
- Zobrazení SharePoint intranetu přímo uvnitř Microsoft Teams (Viva Connections).
Microsoft Lists (Seznamy) – Evidence pod kontrolou
- Proč přenést tabulky z Excelu do SharePoint Seznamů.
- Vytváření seznamů ze šablon (majetek, nápady, evidence požadavků, onboarding).
- Formátování sloupců a podmíněná pravidla (např. červené zvýraznění po termínu).
- Propojení a integrace seznamů do dokumentových knihoven.
Schvalování a automatizace procesů (Základy)
- Využití vestavěných schvalovacích funkcí (Approvals).
- Ukázky napojení na Power Automate:
- Automatické spuštění schvalování při nahrání nové směrnice.
- Generování upozornění do Teams, pokud se blíží platnost konce smlouvy.
- Nastavení schvalování obsahu před publikací na intranetu.
Mobilní SharePoint a propojení s ekosystémem M365
- SharePoint v kapse – efektivní práce z mobilní aplikace (přístup k novinkám a souborům na cestách).
- Synchronizace knihoven do počítače přes OneDrive průzkumníka (Výhody, rizika a doporučení).
- Propojení SharePoint knihoven s kanály v Microsoft Teams.
Governance, Best Practices a udržení pořádku
- Jak nastavit pravidla pro životní cyklus webů a dat.
- Nejčastější chyby při nasazování SharePointu a jak se jim vyhnout.
- Doporučené workflow pro běžný den správce i uživatele webu.